Ile czasu tracisz na tworzenie ofert PDF? Policz sam

Tworzenie ofert to chleb powszedni każdego handlowca w salonie samochodowym. Klient pyta o cenę, warunki finansowania, specyfikację – a Ty siadasz do komputera i zaczynasz składać kolejny dokument. Word, Excel, Canva, może jakiś szablon w PDF. Brzmi znajomo?

Problem w tym, że to, co wydaje się „chwilą”, w skali miesiąca zamienia się w dziesiątki godzin. Godzin, które mógłbyś przeznaczyć na rozmowy z klientami, jazdy próbne albo po prostu na wyjście z pracy o normalnej porze.

Zanim przejdziemy dalej – sprawdź sam. Poniżej znajdziesz kalkulator, który pokaże Ci ile czasu i pieniędzy kosztuje Cię obecny sposób tworzenia ofert.

Skąd te 20 minut na jedną ofertę?

Jeśli wydaje Ci się, że przesadzam z tym czasem, rozłóżmy proces na czynniki pierwsze. Oto co tak naprawdę robisz przy każdej ofercie – nawet jeśli nie zdajesz sobie z tego sprawy.

Na początek musisz zebrać dane o aucie. Otwierasz system dealerski, kartotekę magazynową albo arkusz Excel z aktualnym stanem. Szukasz konkretnego samochodu, sprawdzasz specyfikację, cenę katalogową, dostępne wersje wyposażenia. To zajmuje od trzech do pięciu minut, zależnie od tego jak dobrze znasz swój system i czy dane są aktualne.

Potem otwierasz szablon oferty. Może to Word, może PowerPoint, może Canva – każdy ma swoje przyzwyczajenia. Wklejasz dane, poprawiasz formatowanie, uzupełniasz informacje o kliencie. Kolejne dwie do trzech minut.

Teraz zdjęcia. Szukasz odpowiednich fotografii auta – najlepiej tego konkretnego egzemplarza, a nie stockowych obrazków. Wstawiasz do dokumentu, skalujesz, wyrównujesz. Jeśli zdjęcia są w złej rozdzielczości albo proporcjach, zaczyna się zabawa z przycinaniem. Trzy do pięciu minut, jeśli masz szczęście.

Formatowanie to osobna historia. Tekst się rozjechał, zdjęcie przesunęło tabelkę, nagłówek wygląda inaczej niż w poprzedniej ofercie. Poprawiasz, wyrównujesz, sprawdzasz czy wszystko wygląda profesjonalnie. Znowu trzy do pięciu minut.

Na końcu eksport do PDF i wysyłka. Otwierasz maila, piszesz krótką wiadomość, załączasz plik, wysyłasz. Dwie do trzech minut i gotowe.

Sumując: od piętnastu do dwudziestu pięciu minut na jedną ofertę. I to przy założeniu, że wszystko idzie gładko – nie liczysz tutaj momentu, gdy Word postanawia przesunąć wszystkie zdjęcia na następną stronę, albo gdy okazuje się, że cennik, który masz w szablonie, jest sprzed dwóch miesięcy.

Problem skali – gdzie naprawdę tracisz czas

Przy pięciu ofertach miesięcznie to żaden problem. Godzina, może półtorej – da się przeżyć. Ale spójrzmy na realne liczby w typowym salonie.

Handlowiec, który aktywnie pracuje z klientami, tworzy od dwudziestu do czterdziestu ofert miesięcznie. Część klientów prosi o kilka wariantów – z różnym wyposażeniem, z finansowaniem i bez, leasing kontra kredyt. Każdy wariant to osobny dokument.

Przy trzydziestu ofertach miesięcznie i dwudziestu minutach na każdą – masz dziesięć godzin czystej pracy biurowej. Dziesięć godzin przekładania danych z jednego miejsca w drugie, formatowania tabelek i wysyłania maili.

Teraz pomnóż to przez trzech handlowców w salonie. Trzydzieści godzin miesięcznie. Niemal cały etat – na tworzenie dokumentów, które klient przegląda przez dwie minuty.

A roczny koszt? Przy stawce sześćdziesiąt złotych za godzinę pracy handlowca, salon traci ponad dwadzieścia tysięcy złotych rocznie na samą „papierologię”. I to tylko bezpośredni koszt. Nie liczymy tutaj ofert, które nie wyszły, bo handlowiec nie zdążył przed końcem dnia. Ani klientów, którzy dostali ofertę dzień później niż konkurencja.

Co tak naprawdę tracisz (i nie chodzi tylko o czas)

Czas to jedno, ale prawdziwy koszt jest gdzie indziej. Każda godzina spędzona nad Wordem to godzina, której nie spędzasz z klientem na placu.

Pomyśl o tym w ten sposób. Masz dziesięć godzin miesięcznie „ekstra” – co mógłbyś z nimi zrobić? Dziesięć godzin to mniej więcej dwadzieścia dodatkowych rozmów z klientami. Albo dziesięć jazd próbnych. Albo solidny follow-up do wszystkich leadów z ostatniego miesiąca.

Jest też kwestia jakości. Oferta robiona na szybko, między jednym telefonem a drugim, wygląda inaczej niż oferta przygotowana ze spokojem. Literówki, nieaktualne ceny, zdjęcia w złej rozdzielczości – każdy z nas to widział. I każdy wie, jak to wpływa na postrzeganie salonu przez klienta.

Kolejna sprawa to spójność. Gdy każdy handlowiec ma swój szablon, każda oferta wygląda inaczej. Różne logo, różne fonty, różny układ informacji. Dla klienta, który dostaje oferty z trzech salonów, to sygnał – albo ten dealer ma wszystko poukładane, albo działa trochę chaotycznie.

Jak to wygląda gdy oferta tworzy się w dwie minuty

Wyobraź sobie inny scenariusz. Klient pyta o konkretne auto. Otwierasz system, klikasz „generuj ofertę” – i PDF jest gotowy do wysłania. Dwie minuty od pytania do maila w skrzynce klienta.

To nie science fiction. Tak działają nowoczesne narzędzia dla dealerów. Dane o aucie zaciągają się automatycznie z bazy – specyfikacja, cena, zdjęcia, dostępne wersje wyposażenia. Szablon jest jeden, spójny dla całego salonu, z aktualnym logo i brandingiem marki.

Finansowanie? System liczy raty na podstawie aktualnych parametrów – wystarczy wybrać wariant i kwota pojawia się w ofercie. Bez ręcznego wklepywania w kalkulator, bez ryzyka pomyłki.

Przy trzydziestu ofertach miesięcznie różnica jest kolosalna. Zamiast dziesięciu godzin – jedna godzina. Dziewięć godzin różnicy. Co miesiąc. Każdy miesiąc.

Czy automatyzacja ofert ma sens dla małego salonu?

Częste pytanie brzmi: „Ale ja mam mały salon, robię może piętnaście ofert miesięcznie – czy to się opłaca?”

Policzmy. Piętnaście ofert razy dwadzieścia minut to pięć godzin miesięcznie. Pięć godzin razy dwanaście miesięcy to sześćdziesiąt godzin rocznie. Przy stawce sześćdziesiąt złotych za godzinę – trzy tysiące sześćset złotych.

Pytanie nie brzmi czy „warto automatyzować”, tylko co mógłbyś zrobić z tymi sześćdziesięcioma godzinami. Dla małego salonu, gdzie właściciel często jest jednocześnie handlowcem, te godziny są bezcenne.

Jest jeszcze aspekt profesjonalizmu. Klient, który dostaje ofertę wygenerowaną z systemu, widzi że salon działa nowocześnie. To buduje zaufanie – szczególnie przy droższych autach, gdzie decyzja zakupowa trwa dłużej.

Od czego zacząć?

Jeśli chcesz sprawdzić jak automatyczne generowanie ofert działa w praktyce, zacznij od prostego testu. Zmierz ile czasu zajmuje Ci stworzenie następnych pięciu ofert – od momentu gdy klient pyta, do momentu gdy mail wychodzi. Zapisz realne liczby, bez zaokrąglania „na swoją korzyść”.

Potem porównaj z tym, co oferują narzędzia typu Proposta. Dwie minuty na ofertę to nie slogan marketingowy – to rzeczywisty czas, który można zmierzyć stoperem.

Różnica między dziesięcioma godzinami a jedną godziną miesięcznie to nie jest optymalizacja. To zmiana sposobu pracy. Czas, żeby przestać być specjalistą od Worda, a zacząć być tym, kim powinieneś – handlowcem, który sprzedaje samochody.

Tworzenie ofert PDF to jedno z tych zadań, które wydają się błahe, a pochłaniają zaskakująco dużo czasu. Dziesięć, dwadzieścia, trzydzieści godzin miesięcznie – w zależności od wielkości salonu. To czas i pieniądze, które można odzyskać.

Kalkulator powyżej pokazuje Twoją konkretną sytuację. Wpisz swoje liczby, zobacz wynik i zastanów się – czy naprawdę chcesz spędzać kolejny rok na przeklejaniu danych do Worda?